‘Patiënten mogen niets van medicijntekorten merken’

Als demand planner is hij samen met zijn global supply chain-collega’s verantwoordelijk voor de levering van 90 verschillende Pfizermedicijnen in Nederland. Zijn Pfizercollega Nurçan Çalişkan-Yassen moet als hoofd van de afdeling ‘supply chain quality’ en ‘responsible person’ toezien dat dit op een goede, zorgvuldige manier en volgens de goede distributie praktijken-richtlijnen (GDP) gebeurt.

Achter het leveren van al die geneesmiddelen gaat een complex proces schuil, waar Edwin en Nurçan graag over vertellen. Want hoe verloopt het vervoer van een geneesmiddel van een fabriek naar een ziekenhuis? Hoe zit het als een tekort dreigt aan een geneesmiddel? Hoe kan zo’n tekort ontstaan? En belangrijker: hoe los je het op?

Als de geneesmiddelen op transport gaan richting Movianto, komt Nurçan in actie. ’’Wij waarborgen de kwaliteit van geneesmiddelen van de fabriek tot de patiënt.’’ Zij en haar collega’s moeten voor elke nieuwe ‘batch’ medicijnen de vrijgifte verzorgen. ’’Wij checken alle documenten en kijken of het vervoer volgens de GDP-richtlijnen gaat.’’

’’De distributie van geneesmiddelen is sterk gereguleerd,’’ vervolgt ze haar verhaal. Het vervoer moet voldoen aan ‘goede distributiepraktijken’ (GDP) om te zorgen dat de geneesmiddelen tijdens het vervoer niet beschadigen of hun werkzaamheid verliezen. Een voorbeeld van een GDP-norm is dat elk geneesmiddel op een bepaalde temperatuur moet worden bewaard én vervoerd. Ook moeten medicijnen stabiel vervoerd worden: ze mogen onderweg niet schudden of omvallen. En ze mogen niet vervoerd worden met producten die voor bederf of vervuiling kunnen zorgen.

Vervoer per vrachtwagen, boot of vliegtuig

Veel ‘Nederlandse’ medicijnen komen uit fabrieken in België en Duitsland. Vanaf daar worden ze vervoerd naar het European Logistics Center (ELC) van Pfizer in België. ’’Om de uitstoot van CO2 te beperken, worden medicijnen vervoerd per vrachtwagen of boot,’’ vertelt Edwin. ’’Dat kan in Europa prima. Als een medicijn van ver moet komen en er haast bij is, wordt gekozen voor vervoer per vliegtuig.’’

Vanuit het ELC worden dagelijks medicijnen voor Nederland naar Movianto - een logistiek opslagcentrum voor medicijnen - in Oss, getransporteerd.  Na vrijgifte van de medicijnen, gaan ze naar groothandels die ze aan ziekenhuizen, apotheken en andere zorginstellingen leveren. ’’Ongeveer vijf procent wordt rechtstreeks door Pfizer aan ziekenhuizen geleverd’’.

Het duurt normaal gesproken twee weken om een medicijn van de fabriek naar Movianto te krijgen. ’’We kunnen aangeven bij het ELC als er prioriteit bij een levering is, zodat ze dit met spoed kunnen behandelen. ’’ Edwin klopt het af. Meestal verloopt het productie- en transportproces van geneesmiddelen soepel. Toch dreigt soms vanwege verschillende oorzaken een ‘out of stock’-situatie. ’’Dan hebben we geen voorraad meer of hooguit een noodvoorraad.’’

Een voorraad van acht weken

De demand planner en zijn collega’s hebben toegang tot verschillende systemen waarin de voorraad van alle Pfizerproducten wordt bijgehouden. ’’We gaan dagelijks na of er opvallende pieken zitten in de verkoop. Daarvan proberen we de reden te achterhalen om er direct op te kunnen inspelen.’’

Ook wordt wekelijks een analyse van het volledige portfolio gemaakt om te kijken van welke producten een voorraad is van minder dan acht weken. Een potentiële ‘out of stock’ moet je 8 weken van tevoren melden. Dat is een eis van het College ter beoordeling van Geneesmiddelen (CBG). ’’Meestal kun je in die periode een echte out of stock voorkomen of een alternatief bedenken,’’ vertelt Edwin

Een ‘out of stock’ kan verschillende oorzaken hebben. ’’Soms komt het dat andere aanbieders een product niet kunnen leveren waardoor de vraag naar onze medicijnen plotseling (veel) hoger is’’. Wat ook kan gebeuren is dat er een probleem optreedt tijdens een productieproces, stelt Nurçan. ’’Tijdens het productieproces worden op verschillende momenten ‘in proces controles’ gedaan. Eén controlestap kan zijn dat je test of een medicijn in tabletvorm goed oplost in water binnen een bepaalde tijd. Als de oplossnelheid niet wordt gehaald, kan een productieproces worden stilgelegd. Totdat het probleem is opgelost.’’

‘De patiënt moet er uiteindelijk niets van merken’

Een ander euvel dat leidt tot ‘out of stock’ is wanneer grondstoffen (tijdelijk) niet kunnen worden geleverd. ’’De vraag naar een grondstof neemt dan opeens toe omdat fabrikanten het ook voor hele andere producten gebruiken.’’

De afgelopen maanden gebeurde het ook dat de vraag naar geneesmiddelen voor gebruik op de IC tegen complicaties bij COVID-patiënten opeens toenam. ’’Als je in één week bestellingen krijgt die normaal gesproken voldoende zijn voor een paar maanden supply, ontstaat ook een tekort’’, vertelt Edwin. ’’Je kunt niet alles eindeloos op voorraad hebben.’’

Bij Pfizer wordt door Nurçan, Edwin en hun collega’s alles gedaan om medicijntekorten te voorkomen. ’’Je wil voorkomen dat een patiënt iets merkt van een tekort’’, zegt Nurçan. ’’Gelukkig lukt dat bijna altijd.’’

Zodra een tekort dreigt dat langer dan twee weken duurt, meldt de afdeling regulatory dit aan het CBG. ’’Zij gaan in gesprek met andere aanbieders om te kijken of zij het product wel kunnen leveren. Als we een groot tekort zien aankomen, waarschuwen we zelf ook Farmanco, de website van apothekersorganisatie KNMP waarop geneesmiddelentekorten worden bijgehouden.’’

De afgelopen maanden stond het werk van Edwin en Nurçan en van hun collega’s in het teken van COVID-19. De voorbereidingen van het logistieke proces rond de levering betekenden ‘een paar maanden bikkelen’, verklapt Nurçan. ’’Wekelijks overlegden we met het RIVM en andere partijen om alles tot in de kleinste puntjes af te stemmen. Zeker in het begin zaten we er extra bovenop om te zorgen dat alles vlekkeloos verliep.’’ Edwin knikt. ’’Ondertussen gaat je gewone werk door. Dat betekende veel avonden en weekenden doorwerken.’’

‘Ik ben trots op al mijn collega’s’

Totnutoe verloopt de productie en distributie van het coronavaccin soepel. ’’De eerste leveringen waren spannend’’, erkent Nurçan. ’’Gelukkig begint het nu een beetje routine te worden. Al heeft het coronavaccin nog steeds voorrang boven de rest. We blijven nauwlettend zorgen dat elke levering precies op tijd komt en op tijd wordt vrijgegeven.’’

Ze hoopt dat de wereldwijde pandemie snel tot een einde komt. ’’Corona is vreselijk. Maar ik vind het geweldig wat mijn collega’s de afgelopen maanden hebben gepresenteerd door het hele productie en distributieproces van het mRNA-vaccin van Pfizer en BioNTech op gang te brengen. Dat hebben ze toch wel heel goed gedaan.’’